Non importa in quale settore lavori, sicuramente avrai fatto almeno una videoconferenza con qualcuno. Mentre queste chiamate richiedono un po’ più di attrezzature audio, allo stesso tempo colmano il fabbisogno del momento del “faccia-a-faccia” che non potrebbe essere raggiunto senza gli incontri di persona. Ecco perchè la popolarità della videoconferenza è esplosa negli ultimi anni, per una serie di motivi.

In primo luogo, la videoconferenza consente di risparmiare tempo e denaro. Secondo uno studio condotto da PGi, le aziende che utilizzano regolarmente la videoconferenza trovano una riduzione del 30% dei costi di viaggio, che comprendono albergo, biglietto aereo, carburante, taxi, noleggio auto e spese di vitto. Inoltre, la videoconferenza può portare a una maggiore efficienza e produttività in quanto aumenta l’attenzione più di una chiamata normale (35 minuti rispetto ai 23 minuti, secondo PGi). Un altro vantaggio della videoconferenza è che porta a un senso di unità tra i dipendenti sparsi per telelavoro o perchè lavorano in città diverse

Ma le videoconferenze hanno anche i loro problemi. Avete mai partecipato ad una videoconferenza così mal organizzata o che aveva così tanti problemi tecnologi, che sembrava una perdita di tempo? Alla maggior parte delle persone probabilmente è capitato. Ecco perché è importante fare tutto il possibile per evitare le “videoconferenzeincubo”, sia che le organizzi tu o che tu sia solo un partecipante.

  • Rumore di sottofondo. Un grande vantaggio della videoconferenza è che ti permette di lavorare da qualsiasi luogo, anche a casa tua. Ma ricorda, il tuo obiettivo è sempre quello di essere il più professionale possibile. Ciò significa che si dovrebbero eliminare eventuali rumori estranei, compresi il cane che abbaia e le grida dei bambini. Quindi, chiuditi in una stanza tranquilla, senza distrazioni. Se sai che avrai una chiamata importante, manda i bambini dalla nonna e chiudi il cane in un’altra stanza!
  • Distrazioni attivate. Non essere quella persona” che si dimentica di disattivare il suo microfono quando si parla con altri nella stanza, si risponde a un’altra telefonata o si chiede una tazza di caffè. Se hai bisogno di allontanarti dalla chiamata, disattiva il tuo microfono qualunque sia il motivo.
  • Conversazioni disattivate. Al contrario, non dimenticare di riattivare te stesso quando è il tuo turno di parlare. Chissà quanti minuti e ore sono state persi grazie ai silenziamenti accidentali!
  • Collegamento scadente. Non c’è niente di più fastidioso di essere cacciato fuori da una videochiamata a causa della connessione. Non solo si perde parte della riunione, ma si spreca tempo ed energie cercando di riaccedervi. Assicurati di avere una connessione a Internet solida da dove stai lavorando e di avere un’alternativa per il collegamento alla videoconferenza: per esempio, se c’è un app per il tuo programma di videoconferenza, installalo anche sul tuo smartphone e usalo in caso di necessità.
  • Interferenze. Non è gradevole quando qualcuno perde ogni parola che tu dici (o viceversa). A volte la tecnologia è solo una bestia e non c’è alcun modo per impedirlo. Ma un modo per diminuire la probabilità di interferenze è, per tutti i partecipanti, di disattivare i loro cellulari a meno che non stanno parlando.
  • Partecipanti sconosciuti. Quando ci sono più persone in linea, può essere difficile ricordare chi è chi. Anche se il programma che utilizzate vi identifica, dite il vostro nome e il reparto prima di dire qualcosa di importante. Questo aiuterà a quelli che non ti conoscono bene ad orientarsi.

Oltre a questi incubi della videoconferenza, ecco alcuni suggerimenti per le best practises quando si prepara una videoconferenza:

  • Se stai organizzando un incontro, assicurati che sia effettivamente necessario: quasi a tutti è successo di pensare: “Beh, questo si sarebbe potuto dire con una e-mail!“. Aiuta i partecipanti a stare attivi con un ordine del giorno chiaro e dettagliato e assicurati di lasciare del tempo alla fine della videoconferenza per le domande.
  • Prova la tecnologia della videoconferenza prima dell’inizio della riunione. Non aspettare cinque minuti prima di una chiamata per iniziare a provare ad accedere per la prima volta. Se sei l’host del meeting esegui un test in anticipo. Chiedi a un collega di partecipare alla riunione di test in modo da poter verificare di poter concedere l’accesso alla condivisione dello schermo, attivare e disattivare i partecipanti e altro ancora.
  • Utilizza molta illuminazione. Non importa dove sei durante l’incontro ufficio, casa, ecc, – l’importante è che ci sia un’adeguata illuminazione in modo che gli altri possano vedere bene la tua faccia. Non posizionarti in controluce o il tuo viso potrebbe apparire scuro. Invece, assicurati che la luce provenga di fronte a te o dal lato.
  • Assicurati che lo sfondo non sia fonte di distrazione. Non è molto professionale avere un mucchio di bucato o i giocattoli dei tuoi figli sparsi dietro di te. Tutto deve essere pulito e chiaro.
  • Vestiti adeguatamente. Sei ancora un professionista, quindi a meno che non sia una conferenza audio, presta attenzione ai tuoi capelli, al trucco e ai vestiti. In particolare, indossa colori tenui, non neutri righe color pastello, pois o qualsiasi altra cosa che possa essere fonte di distrazione sullo schermo.
  • Mantieni la webcam all’altezza degli occhi o un po’ più alto. Anche angolazioni strane sono fonte di distrazione.
  • Considera l’acquisto (o chiedi alla tua azienda di acquistarlo) un buon microfono, soprattutto se si fanno un sacco di videoconferenze. Un microfono esterno USB è un’ottima scelta.
  • Rimani concentrato sulla chiamata. Ricorda, la gente può vederti, quindi non cercare di fare altre cose durante la videoconferenza.
  • Guarda nella videocamera. Troppe persone guardano la propria immagine sullo schermo, cosa che ti fa apparire (a tutti gli altri) come se stessi guardando verso il basso. Non ti darebbe un’immagine professionale.

Ricorda, la videoconferenza è come una qualsiasi altra tecnologia con i suoi molti vantaggi e le altrettante sfide. Fortunatamente, molte di queste sfide possono essere evitate con un po’ di conoscenza, risolvendo i problemi e con tanta pazienza. Quindi preparati e buttati nella tua prossima videoconferenza online con facilità.

Luci, camera, azione!