11 funzionalità per ottenere il massimo dalla tua email aziendale

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11 funzionalità per ottenere il massimo dalla tua email aziendale

Nel mondo del lavoro, l’e-mail è un punto chiave. Essa permette a tutti noi di comunicare a velocità fulminea, senza dover alzare il telefono; ci permette di lavorare su progetti, domande, risposte, opinioni, richieste e valutazioni e ci dà la possibilità di vedere la progressione delle conversazioni senza dover scavare attraverso una montagna di singoli messaggi. Tuttavia, molti non sfruttano il massimo vantaggio di ciò che i loro sistemi di posta elettronica offrono. Di sicuro sanno come inviare messaggi, impostare attività, prendere appunti, creare i loro calendari e pianificare i promemoria, ma ci sono anche alcune importanti caratteristiche che non sanno che potrebbero trasformare il modo con cui utilizzano la loro e-mail aziendale. Diamo un’occhiata:

  1. Recapito Posticipato/Recapito Ritardato: Se hai notizie che non desideri condividere immediatamente o un progetto che è pronto per la consegna, ma che non desideri inviare troppo presto, il Recapito posticipato/ritardato ti permette di creare e distribuire messaggi programmati.
  2. Raggruppamento Messaggi: Per gli utenti di posta elettronica la possibilità di raggruppare i messaggi in conversazioni relative a temi specifici può aiutare a tenere traccia dei messaggi di posta elettronica, di rimanere aggiornati sugli sviluppi e lavorare in modo più efficiente.
  3. Formattazione condizionale: Come il raggruppamento messaggi, la formattazione condizionale può aiutarti ad organizzare le conversazioni e rimanerle in cima di un certo argomento. Tuttavia, invece di raggruppare tutti i messaggi in un batch che è possibile sfogliare a colpo d’occhio, la formattazione condizionale semplicemente visualizza i messaggi che corrispondono ai criteri selezionati con un tipo di carattere e/o con un colore da te scelto.
  4. Regole: E’ un’altra opzione organizzativa che consente di creare e gestire impostazioni che consentono al tuo sistema di posta elettronica di elaborare automaticamente i messaggi in un certo modo. Alcuni sistemi possono controllare il mittente, il destinatario, il formato e-mail, la data e altro. In questo modo, non perderai mai un messaggio del tuo capo o del tuo cliente più importante.
  5. E-mail in SMS: Per quelle volte che hai bisogno di una risposta immediata o hai bisogno di contattare qualcuno che non pujò avere accesso al suo account di posta elettronica, un messaggio di testo può essere la soluzione migliore. Alcuni provider di posta elettronica aziendale offrono questa funzione, altri no. Se il tuo lo fa, allora può aiutarti a inoltrare i messaggi urgenti più in fretta. Ma stai attento a riservare l’uso di questa funzione solo per chi lo preferisce o per le situazioni davvero critiche, perché potrebbe risultare fastidioso ricevere una raffica di messaggi di testo non urgenti, mentre si è in una riunione, in vacanza, ecc.
  6. Avvisi sul desktop: Se hai bisogno di ridurre le distrazioni per un giorno o indefinitamente, grazie alla disattivazione gli avvisi sul desktop è possibile eliminare le notifiche pop-up per i nuovi messaggi e concentrarti su ciò che stai facendo. Al contrario, se sei in attesa di una e-mail importante che non puoi permetterti di perdere, puoi facilmente attivare gli avvisi sul desktop per un paio d’ore.
  7. Modelli e-mail: Se sei un PR, un responsabile dell’informazione pubblica, un rappresentante del servizio clienti o che opera nelle vendite o sei in una qualsiasi posizione che richiede di far conoscere informazioni su un programma, un servizio, un prodotto o un argomento, i modelli di posta elettronica ti possono aiutare rendere il lavoro più rapido. Dopo aver creato il modello, tutto ciò che dovrai fare è individuare il modello, personalizzarlo come vuoi e premere invia. Non solo ti aiuterà a risparmiare tempo, ma aumenterà anche la produttività. Inoltre, per non dover ripetere la stessa operazione più e più volte non può che migliorare la tua soddisfazione professionale.
  8. Salva il messaggio come file: Se vuoi salvare alcuni messaggi di posta elettronica nello stesso file di un progetto di lavoro, di un contratto o altri documenti, è sufficiente trascinare il messaggio dalla finestra e-mail nella cartella dei file. In alternativa, è possibile fare clic su Salva con nome e scegliere di salvare un messaggio in una posizione specifica. In questo modo è possibile fare riferimento ai messaggi senza scavare attraverso la vostra casella di posta elettronica e/o archivio.
  9. Scorciatoie Multi-azione: Se il tuo sistema di posta elettronica supporta le scorciatoie, allora può sostenere i collegamenti multi-azione che vi dà la possibilità di combinare diversi collegamenti in una azione rapida. Per esempio, se si desidera contrassegnare un gruppo di e-mail come Da leggere e allo stesso tempo spostarle in una cartella specifica, o anche contrassegnare i messaggi come Letti, mettere una bandiera come importante e trasmetterli al tuo team, lo si può fare con i collegamenti multi-azione. Alcuni sistemi di posta elettronica che supportano le scorciatoie multi-azione consentono inoltre di creare collegamenti in modo da poter personalizzare le vostre azioni e rendere il lavoro di gestione della tua casella di posta più rapido.
  10. Pulizia automatica: alcuni sistemi di posta elettronica disponono di una funzione di pulizia automatica che può aiutare a risparmiare spazio e mantenere in ordine la Posta in arrivo. Quando una conversazione (il messaggio e la risposta) avviene tramite e-mail, alcuni sistemi di posta elettronica sono in grado di analizzare il contenuto di quella conversazione e determinare se un messaggio è completamente contenuto all’interno di ogni thread. Se lo è, allora il messaggio precedente verrà cancellato così, automaticamente, avrai accesso sia al messaggio originale che a tutti i commenti in un’unica conversazione e-mail, così che la posta in arrivo non sarà intasata da messaggi di posta elettronica ridondanti.  Naturalmente, se qualcuno continua a intasare la tua casella di posta con messaggi di cui non hai bisogno o che non vuoi, puoi bloccare i loro messaggi utilizzando la “spazzatura” o i filtri “spam”. Ma se non si vuole evitare in modo permanente che qualcuno ti contatti via e-mail, puoi semplicemente scegliere di inviare alcune conversazioni direttamente al tuo cestino facendo clic sul pulsante Ignora.
  11. Accesso delegato: Infine, se stai prendendo un anno sabbatico, una lunga vacanza o un congedo parentale e non vuoi né controllare i messaggi giornalieri o settimanali per poi trovare a una montagna di e-mail al tuo ritorno, puoi sempre concedere a qualcun altro il permesso di gestire la tua casella di posta. Basta guardare le impostazioni dell’account. Se si vede un tasto Accesso delegato o qualcosa di simile, significa che puoi scegliere di dare l’accesso a un collega in grado di intervenire e rispondere ai messaggi in tua assenza. Naturalmente, avrai sempre la possibilità di controllare i messaggi e rispondere a seconda dei casi, caratteristica che ti può aiutare a mantenere le cose sotto controllo, mentre sei lontano.

L’e-mail continua ad essere uno strumento importante nel mondo degli affari e la tua padronanza con questo strumenti può solo migliorare il valore del tuo lavoro.

Speriamo di aver condiviso una o più caratteristiche che possano aiutare il tuo business, con conseguente aumento della produttività.

Di |2016-10-21T10:30:56+00:001 dicembre 2015|Academy|0 Commenti

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