Hop! Salta e supera la trappola dei dati duplicati nel CRM

//Hop! Salta e supera la trappola dei dati duplicati nel CRM

Hop! Salta e supera la trappola dei dati duplicati nel CRM

Ti è mai successo di inviare la stessa email più volte allo stesso cliente durante una campagna? Ti è mai successo che lo stesso lead è stato assegnato a più rappresentanti di vendita e dover poi affrontare un prospect irato? Se ti è capitato allora sai che questo è un modo sicuro per perdere clienti esistenti e persino quelli potenziali. Una delle cause principali di errori come questi sono i dati duplicati: registri la stessa email o gli stessi numeri di telefono, ma memorizzati sotto diversi nomi.

Diamo uno sguardo a come i dati duplicati – e in generale i dati difettosi – possono influenzare l’intera organizzazione:

  • Maggiore consumo di risorse
  • Maggiori costi di manutenzione
  • Numero di spam più elevato
  • Tasso di abbandono più elevato
  • Minore soddisfazione e ritenzione del cliente
  • Report non validi
  • Riduzione della produttività
  • Perdita di fatturato

Una ricerca di Experian Information Solutions dimostra che le aziende perdono il 14% del proprio fatturato a causa di dati difettosi. Ciò equivale a una perdita di €258.278 milioni nel solo Regno Unito. Ma il fatturato non è l’unico aspetto di un’impresa a subire un colpo a causa di dati canaglia: la ricerca ha anche mostrato che circa il 21% delle imprese del Regno Unito ha avuto anche la reputazione colpita.

Quindi, se desideri fare business senza problemi e senza spese indesiderate, sbarazzati di tutti i duplicati! Essi danneggiano la tua crescita.

Un’organizzazione spende in media circa 14 milioni di dollari per la qualità dei dati. Kissmetrics ha analizzato quanto i dati difettosi, che includono i duplicati, costano all’azienda in termini di entrate e qual’è la differenza ad avere dati di buona qualità con cui lavorare.

È irragionevole per le organizzazioni spendere così tanto denaro per la qualità dei dati. Ma per fortuna Zoho CRM è in grado di aiutare un’organizzazione a mantenere la qualità dei propri dati.

L’idea è quella di affrontare i duplicati come fossero una malattia. Per ogni malattia, ci sono due modi di affrontarla. Puoi impedirla prima che ti interessi o, nel caso in cui tu sia già stato colpito, l’unica cosa che si può fare è rimediare. E lo stesso è con i dati duplicati.

La prevenzione

In Zoho CRM è stato introdotto qualcosa chiamato Unique Fields. È possibile scegliere di contrassegnare singoli campi come unici (ad esempio nome, numero di telefono, ecc.) tramite l’opzione di impostazione del layout. Ogni volta che un nuovo record con la stessa variabile in uno qualsiasi dei campi contrassegnati univoco viene inserito nel CRM, viene visualizzato un messaggio che indica che un duplicato sta per essere creato e che l’azione non sarà consentita. Questa è una misura preventiva in Zoho CRM che assicura che non siano generati duplicati.

Il rimedio

Per trattare i duplicati già presenti in Zoho CRM, abbiamo l’opzione di de-duplicazione nel modulo Lead, Contatti, Fornitori e Account. La funzione di de-duplicazione è presente nel pulsante “più opzioni”. Il processo inizia una volta che hai deciso i campi che desideri controllare per i duplicati.

Un processo automatico di de-duplicazione verrà eseguito in background, unendo record con variabili completamente identiche nei campi selezionati. Una volta terminata, sarai avvisato che il processo è completo.

La de-duplicazione in Zoho CRM era un processo manuale, ma ora è automatizzato così che non devi perdere tempo per ordinare tutti i record. Quindi adesso, l’unica de-duplicazione manuale di cui devi preoccuparti è quando ci sono conflitti in un determinato campo. Un prompt verrà visualizzato dopo che il processo è completato per far sapere che sono stati trovati duplicati con record in conflitto.

Questa è l’unica de-duplicazione manuale che devi fare perché ti viene chiesto quali record devono essere fusi. Dopo averci pensato, devi selezionare quale dei record in conflitto desideri unire e fare clic su “Unisci”.

I dati duplicati sono un dolore da affrontare una sola volta all’interno del tuo sistema. Oltre a migliorare la tua efficienza, manterrai una buona qualità dei dati e ciò può avere un impatto diretto sui tuoi fatturati. Il grafico di Ringlead di seguito mostra come un’organizzazione forte può generare circa il 66% di fatturato in più di un’organizzazione media solo basandosi sulla qualità dei dati.

Mantieni un database pulito con Zoho CRM. Inizia oggi!

Di | 2017-10-02T20:08:19+00:00 30 settembre 2017|Zoho CRM|0 Commenti

Chi è l'autore:

Microsoft Office Solutions Consultant, Cloud Specialist & Solution Architect Specialist CRM.

Le mie specializzazioni? Le piattaforme Office 365, Zoho CRM e le app di Zoho.

Lavoro in STESA come Cloud Specialist e Solution Architect Specialist CRM.

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