Hei … conosci il segreto del tuo sistema di Customer Relationship Management (CRM)? Non è altro che un database.

Certo, ci sono molte funzioni potenti, ma queste funzionalità hanno tutte lo stesso obiettivo: raccogliere dati che possono essere utilizzati per migliorare i reparti vendite, l’assistenza e il marketing. I nostri clienti che hanno capito questo sono quelli che ottengono il massimo valore dal loro sistema CRM.

Come? Assicurandosi che i loro database stiano eseguendo i report giusti da vedere per la gestione, perché senza report i dati sono inutili. Molti sistemi CRM sono dotati di numerosi report, ma nella nostra esperienza questi sono i cinque più popolari.

Report sulla pipeline – Questo report dovrebbe indicare i dettagli di tutte le opportunità aperte come il cliente, le dimensioni delle opportunità, la data prevista di chiusura e il team responsabile. Dovrebbe anche mostrare quali azioni sono state fatte di recente e quali azioni sono programmate in futuro. Dovresti essere in grado di ordinare i report della pipeline per regione, data di chiusura e team. In questo modo nessuna opportunità cade nel dimenticatoio. Con una gestione attenta, questo report aiuterà anche a valutare meglio il flusso di cassa futuro, in base a quando le opportunità sono pianificate per trasformarsi in vendite. Considera di poter limitare queste opportunità a quelle che superano una certa dimensione, così da poter fare un miglior uso del tuo tempo.

Report delle attività – Finché raggiungono gli obiettivi e le quote, la maggior parte dei venditori e degli agenti di assistenza clienti non dovrebbe necessitare di una microgestione. Ma se sei come la maggior parte dei nostri clienti, ci saranno alcuni dei tuoi venditori che hanno bisogno di un po’ più di attenzione. È qui che entra in gioco il report sulle attività. Qui, tieni traccia delle attività (ad esempio chiamate, appuntamenti, task) completate nella settimana precedente e delle attività programmate per la settimana successiva. Dovresti essere in grado di farlo a livello di rappresentante/agente e vedere dettagli come informazioni sui clienti, tipo di attività, note e date di scadenza/completamento. In questo modo puoi aiutare i tuoi collaboratori a gestire il loro tempo.

Report sui ticket aperti – I nostri clienti più furbi non scappano dai problemi: ci gravitano attorno. Gravitano attorno i problemi in modo da poterci lavorare per risolverli. Ecco perché il report sui ticket aperti è così popolare. Si tratta di un semplice report, costituito da un’attività designata (ad esempio ticket di chiamata, attività) che indica un problema. Il problema potrebbe essere esterno (reclamo del cliente, un problema di servizio, un reso) o interno (dipendente chiave fuori dall’ufficio, server inattivo, carenza di caffè decaffeinato). Il rapporto di solito mostra la natura del problema, chi ci sta lavorando, osserva cosa è stato fatto e cosa è stato programmato, oltre a una data di risoluzione stimata. I problemi vengono chiusi quando vengono risolti con codici di risoluzione o spiegazioni perché – ci credi o no – alcuni manager amano tornare indietro e vedere i problemi risolti in passato e cosa è stato fatto per risolverli.

Report sui lead – Sia che stai inviando email, ottimizzando l’ottimizzazione del tuo motore di ricerca, eseguendo eventi o condividendo contenuti sui social media, il risultato finale è sempre lo stesso: vuoi nuovi lead … Ricorda che il tuo sistema CRM è il repository di tutti i dati che userai per guidare le tue campagne di marketing. Quando arriveranno nuovi contatti, sarà importante monitorarli in modo da poter vedere quale campagna ha ottenuto il rendimento migliore. Avere un rapporto sui lead settimanali che mostra le informazioni di contatto dei potenziali clienti, l’interesse del prodotto, il lead source, l’ultima azione e la prossima attività pianificata è come tenere il passo con tutte le potenziali opportunità.

Report sulle vendite perse – Questo, senza dubbio, è il report più odiato tra i nostri clienti, ma tende anche ad essere uno dei più importanti. Quando aggiungi opportunità al tuo rapporto sulla pipeline, assicurati di avere una procedura per chiuderle, indipendentemente dal fatto che l’opportunità sia stata risolta correttamente o senza successo. Quindi, una volta al mese, siediti con il rapporto delle vendite perse. Questo rapporto elenca tutte le vendite che non hai ricevuto, insieme ai motivi che hai annotato quando hai chiuso l’opportunità. È difficile, ma imparerai – e si spera che userai i dati del rapporto per portare avanti le modifiche necessarie.

Ricorda: il tuo sistema CRM è solo un database. Un database molto importante. Più utilizzi questi dati, attraverso i rapporti, maggiore sarà il valore che otterrai dal tuo investimento in CRM.

PROVA ZOHO CRM ADESSO