È passato poco più di un anno da quando il GDPR (General Data Protection Regulation) è stato applicato in tutta l’Unione europea.

Lo scopo era quello di dare maggiore controllo ai residenti dell’UE sui propri dati personali e ritenere le aziende responsabili di come vengono utilizzati i dati dei propri clienti. I numeri non mentono, il che significa che è stato efficace per aumentare la consapevolezza tra i clienti e per rendere le aziende più consapevoli del rispetto della privacy dei propri clienti.

Per tutta la durata dell’anno in cui è stato applicato il regolamento, ci sono un paio di aspetti importanti da tenere in considerazione:

  • La clausola di notifica di violazione è stata molto efficace. Le notifiche sono raddoppiate da circa 18.000-20.000 a oltre 36.000 nel solo Regno Unito e negli ultimi nove mesi sono state segnalate oltre 65.000 violazioni in tutta l’UE.
  • La capacità degli enti regolatori di sanzionare non è stata molto efficace. Le ammende totali ammontano a circa 55 milioni di euro, ma la maggior parte di esse deriva dalla multa di 50 milioni di euro riscossa su Google.

Zoho ha progettato molteplici funzionalità per aiutare i suoi clienti a mantenere la conformità con la normativa europea. Queste funzionalità sono state progettate per rendere la raccolta e l’elaborazione dei dati in linea con il regolamento ed aiutare ad affrontare i vari diritti che un residente dell’UE ha sotto il GDPR.

Raccolta dati

Quando i potenziali clienti condividono le loro informazioni personali con te è importante documentare la fonte attraverso cui hai ottenuto le informazioni e garantire che le informazioni condivise siano autentiche.

Monitoraggio della fonte di dati

Con più fonti per i dati dei clienti (webform, importazioni, creazione manuale, API o integrazioni di terze parti) tieni traccia di tutto sotto i dettagli del record del cliente. Nel caso di webform, verranno acquisiti dettagli aggiuntivi come il nome del modulo e l’indirizzo IP.

Doppio Opt-in

Con questa funzionalità puoi abilitare il meccanismo del doppio opt-in per le webforms in modo che i clienti che inviano le loro informazioni dovranno confermare la loro sottoscrizione prima che i loro dati vengano inseriti in Zoho CRM. Il Doppio opt-in ti aiuta ad avere lead di qualità e ti consente di dedicare tempo e risorse alle persone che vogliono davvero ascoltarti.

Elaborazione dati

Una volta che hai i loro dati in Zoho CRM assicurati che tutte le tue attività sui dati di un potenziale cliente siano completamente in linea con il regolamento. Sii responsabile rintracciando e documentando tutte le azioni intraprese sui dati di un potenziale cliente.

Base per l’elaborazione dei dati

Identificare, categorizzare e contrassegnare i clienti in base a una delle sei basi legali per l’elaborazione dei dati: Interessi legittimi, Consenso, Esecuzione di un contratto, Obblighi legali, Interessi vitali o Interessi pubblici.

Modulo di consenso

In base al tipo di cliente e alle informazioni personali in fase di elaborazione è necessario chiedere il loro consenso. Puoi ottenere facilmente il consenso tramite un modulo personalizzabile che puoi inviare via email ai tuoi clienti.

Marcatura di campi personali

Contrassegna i campi che contengono informazioni personali e decidi se le informazioni sono sensibili o meno. In base alle preferenze delle Impostazioni di conformità è possibile limitare l’elaborazione delle informazioni di questi campi durante le esportazioni, le API e i servizi connessi.

Encryption At Rest (EAR)

Zoho CRM utilizza uno dei cifrari più potenti e robusti – AES (Advanced Encryption Standard) – per crittografare i dati sensibili. Oltre a proteggere i dati durante il transito, Zoho CRM protegge i dati archiviati nei server utilizzando lo standard di crittografia AES-256 per garantire l’anonimato delle informazioni sui clienti, in caso di perdita o violazione.

Audit Log

Monitora le attività del tuo team con i registri di controllo, in modo da poter tenere traccia di chi ha fatto cosa e quando. Ad esempio, tutte le azioni eseguite dai tuoi utenti in merito alla cancellazione e alle modifiche dei record verranno verificate.

Diritti dell’interessato sui dati

Ogni residente nell’Unione europea ha una serie di diritti quando si tratta di dati personali ai sensi del GDPR. Sono liberi di esercitare questi diritti in qualsiasi momento e le organizzazioni che gestiscono i loro dati sono tenuti a rispondere a tali richieste in un tempo prestabilito. Zoho ha reso facile per le organizzazioni consentire ai loro clienti di raccogliere, tracciare e indirizzare rapidamente queste richieste all’interno di Zoho CRM.

Diritto di accesso

Consenti ai tuoi clienti di accedere ai propri dati attraverso il portale clienti. Oppure fagli sapere che possono accedervi inviando loro un’email che puoi creare inserendo i campi di unione richiesti in un modello.

Diritto alla rettifica

Esporta facilmente le informazioni sui clienti, inviale per la rettifica e aggiornale in CRM. Se i clienti hanno accesso al Portale Clienti possono visualizzare le loro informazioni e aggiornarle autonomamente, quando necessario.

Diritto alla portabilità dei dati

Esporta le informazioni sui clienti come file CSV, che è direttamente collegato a un’e-mail, e quindi invialo al cliente. Questa esportazione garantisce che nessuna informazione sia archiviata su dispositivi esterni.

Diritto di opporsi al trattamento automatizzato

Quando viene esercitato questo diritto il record del cliente viene bloccato automaticamente per impedire qualsiasi ulteriore elaborazione delle informazioni.

Diritto all’oblio

Puoi facilmente eliminare le informazioni di un cliente da Zoho CRM quando è richiesto il “Diritto all’oblio”. Una volta eliminato, il record verrà spostato in una blocklist per avvisare gli utenti quando lo stesso record viene nuovamente inserito nel sistema.

    E come sempre, felici vendite con Zoho CRM!