Lo smart working è in aumento. I progressi nella tecnologia e negli strumenti basati su cloud hanno reso possibile questa incredibile impresa: puoi lavorare, comunicare e collaborare praticamente da qualsiasi luogo.

Non devi più essere confinato tra le quattro mura di un ufficio tradizionale.

Come azienda globale, Zoho è un grande sostenitore del lavoro a distanza. Ha oltre 8.000 dipendenti in 11 paesi e 10 uffici, con una solida minoranza che lavora a distanza dalle loro case.

Sono persino in grado di rimanere in contatto utilizzando i gli strumenti digitali che hanno creato per i loro clienti.

In questo momento, il numero di lavoratori da remoto per la prima volta è in aumento.

Zoho ha attualmente adottato il lavoro da casa come suo stato predefinito, ma non sono i soli. Ora ci sono milioni di persone che si uniscono a Zoho, mentre le aziende passano a configurazioni di lavoro remote a seguito dell’epidemia di Coronavirus.

Se sei un neofita del lavoro remoto, abbiamo alcuni suggerimenti, delle best practices e delle storie da condividere che ti aiuteranno a iniziare con il piede giusto.

Ecco cosa hanno da dire alcuni degli esperti Zoho:

Ti avviso, il post è un po’ lungo! Preparati una tazza di caffè, la lettura potrebbe richiedere del tempo. Ma sarà utile.

# 1 – Avere gli strumenti giusti a disposizione

“Anche se i tempi sono difficili nella misura in cui l’umanità è messa alla prova, con gli strumenti giusti, le cose che possono sembrare possibili a distanza, possono essere rese possibili a distanza” – Hariharan Muralimanohar, Head of Marketing – Zoho One

Sapevi che la nostra nuova suite Zoho Remotely è stata costruita in meno di una settimana? Anche il sito web è stato pubblicato in soli 3 giorni. Abbiamo dovuto gestire l’intero progetto con chiunque lavorasse da luoghi diversi in seguito al nuovo obbligo di lavorare da casa. Eravamo già abituati a chattare con i colleghi, ma questa volta abbiamo fatto un uso frequente delle nostre funzioni di chiamata audio e video per interagire con compagni di team, con i designer, i copywriter e gli sviluppatori. Questi strumenti, tutti su cloud, hanno permesso a tutti di continuare a lavorare come una sola squadra mentre il progetto andava avanti. È meglio essere dotati del giusto set di strumenti software cloud based quando si lavora da remoto. Non riesco a immaginare quanto sarebbe stato più difficile il progetto senza questi strumenti.

Parlando personalmente, come padre di famiglia con una moglie e due figli che dovevano rimanere anche loro a casa, dovevo concentrarmi sul lavoro in mezzo a tutti i tipi di rumore domestico. Sono felice di aver investito in buone cuffie con cancellazione del rumore! Ovviamente, è fondamentale disporre di una connessione a banda larga ad alta velocità con un potente router WiFi.

Quindi, è meglio essere dotati degli strumenti hardware giusti per integrare i tuoi strumenti software.

Anche se i tempi sono difficili nella misura in cui l’umanità è messa alla prova, con gli strumenti giusti, le cose che possono sembrare possibili a distanza, possono essere rese possibili a distanza

# 2 – Self-direct: sii il tuo capo (specialmente quando non c’è nessuno in giro)

“Metti il tuo lavoro nel contesto di una visione più ampia, fai ciò in cui credi e trasforma tutto in un gioco. Presto arriverai a una fase in cui l’unico capo di cui avrai bisogno è te stesso.” – Hari Narayanan, Responsabile Marketing – Zoho Projects and Sprint

Quelli di noi che sono abituati al brusio e alle interazioni di un ufficio pieno di gente possono avere difficoltà a rimanere motivati quando sono improvvisamente da soli a casa. Questa sensazione può sembrare impossibile per alcuni e se sei una di queste persone, che lottano con questo nuovo adattamento, non è necessario preoccuparsi: sono momenti, fasi, che un po’ alla volta faciliteranno il periodo di adattamento. Con il passare del tempo, addirittura potresti persino imparare a usare la concentrazione ottenuta dalla solitudine per ottenere molto di più dal tuo nuovo modo di lavorare.

Il passaggio chiave è tenere a mente il tuo scopo o “quadro generale”. La storia dei tre scalpellini è un ottimo esempio: un passante vede tre scalpellini al lavoro e chiede ad ognuno dei tre cosa stessero facendo. Il primo risponde che sta tagliando le pietre e il secondo che si sta guadagnando da vivere. Ma quando lo chiede al terzo, egli gli risponde che sta costruendo una grande cattedrale che sarà l’orgoglio della città. C’è stato anche un simile episodio storico in cui il presidente Kennedy chiese a un bidello che puliva il pavimento alla NASA che cosa stesse facendo: il bidello rispose semplicemente che stava “aiutando a mandare un uomo sulla luna”.

Qual’è la cattedrale che il tuo team o la tua azienda sta cercando di costruire? Qual è la tua missione sulla luna? Guarda il tuo lavoro non come una serie di compiti, ma come contributi indispensabili per realizzare una visione più ampia.

Fai il lavoro in cui credi. Pensi che l’impatto che il tuo lavoro crea sia proporzionato alle tue capacità? Trovi questo impatto personalmente soddisfacente? Altrimenti, potrebbe essere che tu sia troppo concentrato sul cercare di compiacere qualcun altro, agendo per paura o “solo per i soldi”. Nessuna di queste opzioni è la migliore posizione in cui cercare di trovare l’auto-motivazione.

Spesso ciò che il cervello brama di più è la gratificazione istantanea. Puoi fare questo gioco mentre fai il tuo lavoro: stabilisci degli obiettivi a breve termine e concediti dei premi, indipendentemente dall’esito del tuo lavoro. Es: “Se lavoro per le prossime tre ore su questo difficile problema, guarderò il mio programma preferito o farò un pisolino per la prossima mezz’ora“. “Se riesco a cancellare la mia lista di cose da fare entro venerdì, andrò al centro benessere durante il fine settimana.”

Riassumendo, metti il tuo lavoro nel contesto di una visione più ampia, fai ciò in cui credi e rendilo come fosse un gioco. Presto arriverai a un livello in cui l’unico capo di cui avrai bisogno è solo te stesso.

# 3 – Gestione di un team da remoto: riduzione dell’attrito, riutilizzo degli strumenti e conoscenza del recupero

“Maggiori informazioni su come i team possono ottenere la stessa magia senza passare fisicamente del tempo insieme.” – Prashanth Krishnaswami, Responsabile Marketing – Zoho Desk

Il lavoro non è sempre omogeneo. Può presentarsi su vari livelli di complessità e difficoltà. Una buona parte del mio lavoro riguarda solo i miei impegni. C’è anche il lavoro in cui collaboro con le persone che gestisco, rivedo il loro lavoro, li induco a rivedere parte del mio lavoro, ideare progetti e così via. Inoltre, c’è il lavoro di collaborazione con persone esterne al mio team, di diverse parti dell’azienda e persino con persone esterne all’organizzazione. Almeno i due terzi di tutto ciò accadeva di persona. Da quando abbiamo iniziato a lavorare da remoto, abbiamo dovuto raggiungere la stessa magia, ma senza passare fisicamente del tempo insieme.

Negli ultimi 3 anni circa siamo arrivati ad alcune best practices di comunicazione grazie a queste esperienze. Ora stiamo usando le stesse practices per comunicare tra noi da remoto!

Ecco cosa proviamo a fare:

Brainstorming con il gruppo: ogni volta che iniziamo un nuovo progetto, di solito passiamo il tempo a scrivere idee su diverse pagine di un singolo documento. Se non altro, questo aiuta a rivisitare le proprie idee per verificarne la chiarezza, scopo e fattibilità.

Creare un rapporto: in assenza di interazioni di persona, il video è la soluzione migliore per creare un rapporto. Questo è fondamentale quando lavoriamo con persone di altri team. Per ogni progetto su cui lavoriamo, ci colleghiamo e alla fine di una sessione di brainstorming dedichiamo del tempo al video per valutare le idee e giungiamo a conclusioni di base per sviluppare ulteriormente.

Ricevere chiarimenti: possono sorgere diverse domande mentre iniziamo ad elaborare i dettagli di un progetto. Intendevano questo quando l’hanno scritto? Hanno tenuto conto di questo dettaglio nella discussione? Il più delle volte, queste domande non hanno una semplice risposta sì o no. Richiedono una breve spiegazione che spesso viene eseguita in modo più efficiente tramite la voce.

Promemoria e decisioni rapide: in un ufficio le persone ricordano i progetti quando vedono un compagno di squadra che gestisce quel progetto. Ma mentre lavorano da remoto questi piccoli promemoria sono spesso fuori dalla vista e fuori dalla mente. Le chat di gruppo aiutano, invece ad affrontare questa sfida. Sono anche utili per ottenere feedback dai compagni di team nelle prime fasi di lavoro e votare rapidamente su decisioni più piccole. È meglio evitare discussioni a lungo termine sulle chat di gruppo, poiché possono tendere ad andare avanti all’infinito senza una conclusione definitiva. Partecipare a una videochiamata aiuterà a risolvere questi problemi.

FYI e MOM: la nostra distribuzione delle attività avviene spesso su Zoho Projects e monitoriamo anche i progressi dei progetti. In quasi tutti i progetti gran parte del lavoro avviene in background e non è sempre necessario avvisare tutti in ogni fase del processo. L’invio automatico di tali notifiche su un gruppo di chat può anche inondare le persone. Utilizziamo le e-mail per aggiornare le principali parti interessate su importanti traguardi. Inviamo anche un resoconto dei verbali della riunione dopo ogni riunione che coinvolge più di 3 persone.

Creare la conoscenza: ci impegniamo a compilare conoscenze interne sui dettagli di grandi progetti da condividere con tutti i nostri stakeholder. Questo include cose come le sfide che abbiamo affrontato nel progetto, come le abbiamo superate, cosa evitare in futuro e come fare meglio alcune cose ed evidenziare tutti i dettagli che saranno utili riferimenti in futuro.

Cerchiamo di mantenere il più asincrono possibile questi processi, il che aiuta ogni persona a strutturare la propria giornata in base alle proprie scelte di produttività. In questo modo, tutti sono felici e siamo tutti in grado di svolgere il nostro lavoro indipendentemente da tutti gli altri fattori.

# 4 – Umanizza la tecnologia e sii più consapevole

Lavoro a distanza da quando mi sono sposata 4 anni fa. Le vicende della vita hanno voluto che il mio compagno di vita si stabilì in un’altra città a circa 350 km di distanza! Ma ovviamente ciò non fu una ragione, per me, per porre fine alla mia carriera: la tecnologia rende estremamente facile lavorare da remoto e rimanere in contatto con il resto del team, oltre alle mie relazioni personali.

“Mentre la tecnologia ci tiene in contatto, sta a noi tenere sempre in mente che ci sono anche umani dall’altra parte”, – Sharanya Ramachandran, Head of Marketing – Zoho Campaigns

Ecco alcuni suggerimenti su come umanizzare la tecnologia:

  • Rimani disponibile sulle tue app di messaggistica e di chiamate remote mentre il resto del team sta lavorando. Questo rassicura i colleghi che sei accessibile e che puoi essere raggiunto immediatamente. Quando sei meno disponibile, imposta lo stato della comunicazione in base a ciò che stai facendo. [Per esempio. “A pranzo” o “In una demo”.]
  • Ci sono alcune attività che possono essere eseguite solo con le chiamate. Renditi disponibile per rispondere alle chiamate di lavoro.
  • Quando si lavora con i colleghi presenti in fusi orari diversi, pianifica le chiamate e le riunioni in un momento conveniente per tutti. Se un momento non è molto conveniente per te, dovresti sentirti a tuo agio a informare gli altri.
  • Non dire “Ciao [nome del collega]” nelle tue app di messaggistica e attende poi che gli altri rispondano. Invece, aggiungi 2 righe che spiegano perché stai provando a contattarle.
  • Quando guidi team da remoto prendi l’iniziativa e inizia la conversazione sul lavoro. Non aspettare che i tuoi compagni di squadra ti diano aggiornamenti per la giornata.
  • Sii trasparente. Continuare a mostrare l’output del lavoro ai soggetti interessati nel team. Ciò migliora la tua credibilità e la fiducia che i tuoi colleghi hanno in te.

# 5 – Documentazione principale

“Per facilitare la collaborazione asincrona, è bene annotare più spesso le cose in un documento. Soprattutto quando lavori da remoto. ” – Praval Singh, Responsabile Marketing, Zoho.com

Uno degli aspetti cruciali del lavoro da remoto è la creazione di una cultura della collaborazione asincrona. Il passaggio tra app di messaggistica e canali tutto il giorno non è il modo migliore per essere produttivi. È importante riservarsi alcune ore al giorno per svolgere un lavoro indipendente. Aiuta, quando è possibile, a distinguere tra ciò che è importante e ciò che è urgente. Questa è una cosa che ho imparato in circa 8 anni di lavoro da remoto.

Per facilitare la collaborazione asincrona è bene documentare spesso le cose importanti, soprattutto quando si lavora da remoto.

Ad esempio, condividere le tue idee in un documento con i tuoi colleghi prima o dopo una chiamata li aiuta a prepararsi meglio e ti salvaguarda da possibili errori di comunicazione. Questo assicura anche che tutti siano sulla stessa pagina prima di iniziare una chiamata.

Per i team è meglio creare un repository di contenuti comune. Questo accelera il processo di condivisione e collaborazione.

Questa è la configurazione del mio ufficio a casa per il lavoro da remoto. È utile disporre di uno spazio separato appositamente progettato per le attività lavorative.

# 6 – Trova il tuo posto felice per praticare la solitudine e svolgere il tuo lavoro

“Credo che il lavoro profondo sia fatto meglio in solitudine! Idealmente, mi piace lavorare fuori, perché uno spazio aperto consente la contemplazione con un intervento umano o digitale scarso o nullo ”- Ambi Moorthy, Responsabile dello sviluppo dei partner – Zoho

Oltre a passare da un ambiente all’altro in cui lavorare, cerco di mantenere un buon equilibrio per evitare le distrazioni e rimanere in contatto con il mio team e i nostri partner commerciali in tutto il mondo attraverso chiamate audio e video.

Quando lavoro in ufficio, il mio flusso di pensieri viene costantemente interrotto dal coinvolgimento in discussioni o problemi che richiedono la mia attenzione immediata. Tuttavia, questo isolamento forzato insegna inavvertitamente a tutti noi che è importante rallentare i nostri pensieri, il che a sua volta favorisce un migliore processo decisionale.

È un’esperienza rigenerante quando posso godermi l’aria fresca e il cinguettio degli uccelli, o semplicemente osservare lo scoiattolo che mangia un pezzo di noce mentre sono in contatto con un partner che chiude il prossimo grosso affare per Zoho. È straordinario che riesca a sperimentare il meglio di entrambi i mondi.

# 7 – Evoluzione e mantenimento di un sano equilibrio lavoro-vita

“Se siamo contenti e in pace alla fine della giornata e vediamo uno scopo per domani, sappiamo di aver trovato il nostro equilibrio.” – Kuppulakshmi Krishnamoorthy, Chief Evangelist, Zoho for Startups

Sono una mamma, una tutor, una volontaria e anche mio marito lavora in Zoho. Quindi, è da un po’ che non ho imparato che non esiste un “equilibrio lavoro-vita”.

La mia vita lavorativa e personale si integrano solo l’una con l’altra.

Ecco alcune cose che faccio come parte dei miei tentativi per destreggiarmi tra le due metà importanti della mia vita:

  • Identificare quale parte della mia giornata è la più creativa e impostare il mio stato su DND (Do Not Disturb) in quel periodo.
  • Usare il tempo che ritengo più noioso per svolgere attività che prevedono spostamenti: cucinare, fare giardinaggio, camminare e fare un po’ di Zumba.

  • Creare il mio “elenco della gratitudine” che comprende le persone, le cose, le opportunità e i ricordi di cui sono grato. Questo serve come un ottimo ancoraggio per rimanere positivi.
  • Scegli un’ora di ogni giorno e compartimentala in tre percorsi di apprendimento di 20 minuti. Questo tempo potrebbe essere riservato alla lettura di alcune pagine di un libro, alla visione di un discorso su TED, all’ascolto di un podcast o persino alla rivisitazione di abilità che non sono state messe a punto o utilizzate da un po’ di tempo.
  • Volontariato. Per quanto pensiamo che il volontariato significhi dare il tuo tempo e le tue competenze ed essere d’impatto, riempie incredibilmente l’anima con uno scopo e la sensazione di appagamento e rassicurazione. Ci sono così tante opportunità di volontariato online che sono là fuori. Provaci!
  • Raggrupparsi con colleghi o amici che si motivano a vicenda per mangiare sano e aiutarsi l’un l’altro. Questo aiuta a rimanere motivati e positivi.

Se siamo contenti e pacifici alla fine della giornata e vediamo uno scopo per domani, sappiamo di aver trovato il nostro equilibrio.

Per concludere: regola la tua mente nel modo giusto, fai la tua parte e il resto ti verrà naturale

Il lavoro a distanza richiede davvero un forte impegno. Potrebbero essere necessari alcuni giorni o alcuni mesi per padroneggiare il lavoro da remoto. Sii professionale e datti una regola. Prenditi il tempo per imparare come fare.

Cosa ne pensi?

Unisciti alla conversazione! Sentiti libero di condividere i tuoi suggerimenti di lavoro a distanza, le migliori pratiche, le configurazioni e altro nella sezione commenti qui sotto.

Grazie per aver letto!

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