Fogli di calcolo o CRM: cosa utilizzare?

Certo che puoi. Non devi nemmeno crearlo da solo: esiste un intero settore di esperti e consulenti di fogli di calcolo che hanno creato migliaia di ore di video-tutorial e modelli da riempire un intero disco rigido per farti iniziare.

I fogli di calcolo possono contenere molti dati e possono farlo in modo abbastanza efficiente. Google Sheets, ad esempio, rappresentava un immenso aggiornamento dal vecchio Excel che molti di noi utilizzavano su Windows '99 e precedenti. Da allora, anche Excel si è evoluto ed è cresciuto, tanto che il software per fogli di calcolo online è ora la soluzione a qualsiasi operazione numerica, sia che tu stia analizzando le entrate o se semplicemente stai cercando di capire quanto ogni persona deve per un pranzo tra colleghi. Il motivo per cui gravitiamo ancora verso i fogli di calcolo per un potente calcolo e archiviazione dei dati è perché offrono molte funzionalità che garantiscono l'integrità dei dati.

Naturalmente ci sono ancora alcuni problemi validi con i fogli di calcolo, come errori di immissione dei dati o sovrascritture di formule, modifiche che non vengono trasferite ad altre celle rilevanti e, forse uno dei più fastidiosi, rintracciare chi ha fatto cosa quando hai più persone che accedono allo stesso documento. Questi sono tutti buoni motivi per non fare affidamento interamente su un foglio di calcolo, ma molte piccole imprese non hanno il tempo di copiare i dati da un database all'altro. I vantaggi superano qualsiasi potenziale problema e i programmi di fogli di calcolo si stanno evolvendo per correggere comunque alcuni di questi problemi comuni.

Detto questo, il classico foglio di calcolo non è l'unico strumento per dominarli tutti i problemi. Ci sono degli svantaggi, soprattutto quando la tua azienda inizia a stringere relazioni durature con i clienti. A quel punto, un database pieno di dettagli basilari non andrà più bene.

Un CRM aiuta i venditori a tenere traccia dei dettagli dei loro clienti. Ciò comporta gestire molti dati, quindi tecnicamente puoi utilizzare un foglio di calcolo come CRM, se sei abituato a utilizzare un foglio di calcolo come database.

Non perdiamoci in tecnicismi, però. Un CRM è un database delle informazioni dei tuoi clienti. Quindi un database standard (quale possono essere i fogli di calcolo) può contenere i dati dei tuoi clienti e aiutarti a manipolare alcuni di questi dati.

Ma un database non è un CRM. Le vendite non riguardano solo l'archiviazione dei dati dei clienti e la conoscenza dell'ultima volta che hanno acquistato da te in modo da poter organizzare un follow-up. Se questo è tutto ciò che vuoi fare con un CRM, allora sì, un foglio di calcolo è più che sufficiente. Ma quando le aziende passano all'impiego di tecniche sempre più efficaci per migliorare l'esperienza del cliente, c'è il rischio di essere superati dalla concorrenza.

Per costruire relazioni solide con il tuo pubblico, devi sapere tutto ciò che c'è da sapere sui tuoi clienti (entro limiti ragionevoli, ovviamente). Ciò include informazioni come:

E questo non è nemmeno la metà dei dati di cui hai bisogno per ogni tuo cliente. Buona fortuna se vuoi archiviare tutto ciò in un foglio di calcolo, per non parlare per recuperarlo su richiesta.

Ecco perché il CRM è importante per i venditori. È costruito appositamente per la costruzione delle relazioni con i tuoi clienti. A differenza di un foglio di calcolo, un CRM non carica tutti i dati contemporaneamente. Invece, carica un'unica interfaccia in cui puoi navigare, cercare e filtrare per trovare esattamente ciò di cui hai bisogno ogni volta che ne hai bisogno. Meno complessa è l'interfaccia, più produttivo puoi essere.

Puoi. Ma solo a certe condizioni: se sei un singolo o una micro impresa con numeri di clienti che non vanno oltre alcune decine.

Come micro impresa, tu (e il tuo staff, se ne hai uno) puoi facilmente ricordare un centinaio di persone, al massimo. Potresti non conoscere la loro intera cronologia di acquisto e le loro preferenze, ma ne saprai comunque abbastanza per ricordare elementi del loro rapporto con la tua attività, elementi come il loro nome, dove vivono, un amico comune che hai o una bella cravatta con cui indossavano il tuo primo incontro: tutti quei trigger che usiamo per ricordare e per ricordare le conversazioni con persone a caso. Poiché li conosci tutti individualmente, sarà più facile individuare i dati di cui hai bisogno in un foglio di calcolo e aggiornarlo.

Lo svantaggio di avere una tale configurazione del foglio di calcolo, anche per una micro impresa o un imprenditore singolo, è che trascorrerai comunque una notevole quantità di tempo a inserire, aggiornare, copiare e verificare manualmente i dati.

Potresti essere in grado di automatizzare la maggior parte di quel lavoro manuale, ma ciò significherebbe introdurre un'integrazione tra i tuoi sistemi. Utilizzare API o strumenti senza codice come Zapier o Zoho Flow per connettere la tua origine dati principale al tuo foglio di calcolo. Ad esempio, se hai un modulo di iscrizione sul tuo sito web, lo collegherai al tuo foglio di calcolo in modo che la prossima volta che qualcuno compilerà il tuo modulo, verrà automaticamente aggiunto al tuo foglio dei prospect. È un passaggio in più (e talvolta un costo) ogni volta che integri un sistema aggiuntivo, che si tratti di canali di social media o mercati online.

Anche se queste integrazioni ti farebbero risparmiare enormi grattacapi, vorresti spendere tempo e denaro per integrare i tuoi sistemi in modo completo quando hai meno di 100 clienti? Questa è una domanda da considerare prima di prendere decisioni tra CRM e fogli di calcolo.

Le aziende tendono a crescere e quando ti trovi con migliaia di clienti che non hai nemmeno incontrato e lunghe pipeline di vendita con più punti di discussione, non vorresti avere tutto questo su un foglio di calcolo. In effetti, una ricerca di Gartner ha rilevato che il 58% dei responsabili delle vendite fatica a completare tutte le proprie attività entro una data scadenza. Il 52% afferma di dover aggirare i processi interni per portare a termine il proprio lavoro.

Man mano che la tua organizzazione si espande, quei problemi con i fogli di calcolo che prima ti accontentavi di affrontare diventano improvvisamente travolgenti. Sovrascrivere accidentalmente una formula o dover aggiornare un indirizzo e-mail su più schede del foglio di calcolo diventa molto più dispendioso in termini di tempo e di stress. Per non parlare del fatto che, anche se le celle possono contenere un'immensa quantità di informazioni, sono piccole e non sono progettate per consentire un facile accesso a quei dati. Un CRM adeguato analizza le tue informazioni e le presenta in un modo che facile da esaminare, analizzare e da cui trarre conclusioni.

Una buona customer experience deriva da venditori che hanno il potere di fornire il miglior servizio ai propri clienti e ai potenziali clienti. Avere gli strumenti giusti è essenziale per garantire un supporto senza precedenti. Man mano che la tua attività cresce, non aver paura di riconoscere quando devi rinunciare ai tuoi fogli di calcolo. La formula basata su celle è un ottimo prodotto da avere in azienda, ma un CRM va oltre, diventa indispensabile.

Un CRM efficiente ti consente di stare al passo con le tue pipeline di vendita e aumentare i tuoi profitti. Ti consigliamo vivamente di provare Zoho CRM prima. Se hai bisogno di una guida, chiedi pure. Saremmo felici di aiutarti, senza alcun impegno.